Przenosiny firmy w mieście z korkami, strefami parkowania i zabytkowymi kamienicami wymagają chirurgicznej precyzji. Ten przewodnik to gotowy plan działań w trzech horyzontach czasowych: 30, 14 i 3 dni. Jeśli wolisz skupić się na biznesie, wesprzyj się doświadczoną ekipą — sprawdź przeprowadzki Kraków – firma i odhaczaj punkty z poniższego harmonogramu.
Dokument przygotowany dla małych i średnich biur (od 4 do ~40 stanowisk). Skaluj liczbę zasobów do rozmiaru projektu.
D‑30 do D‑15: fundamenty i inwentaryzacja
1) Zespół projektowy i role
- Kierownik relokacji (po stronie firmy).
- Koordynator IT/bezpieczeństwa.
- Koordynator administracyjny (umowy, zgody, dostęp do budynków).
- Kontakt po stronie wykonawcy przeprowadzki.
2) Inwentaryzacja stanowisk i gabarytów
- Liczba biurek, kontenerków, krzeseł, szaf, regałów.
- Sprzęt IT: monitory, stacje, docking, UPS, drukarki, serwer/NAS.
- Specjalne gabaryty: sejf, plotery, szafy serwerowe, archiwa.
3) Rzut nowej powierzchni i mapa docelowa
- Rozrysuj strefy: open space, sale, kuchnia, magazyn, archiwum.
- Nadaj identyfikatory stanowisk (np. A1–A20, B1–B10).
- Zweryfikuj z BHP/ppoż.: ciągi komunikacyjne, wyjścia, gniazda, obciążenia podłogi.
4) Zgody i logistyka budynków
- Rezerwacja wind i podjazdów (stare kamienice vs. nowoczesne biurowce).
- Zgody na parkowanie pod bramą/patio, ewentualnie karta wjazdowa.
- Ustalenia z ochroną/portiernią, procedury odbioru kluczy/kart.
5) Materiały i etykiety
- Kartony 5‑warstwowe, koce, folia bąbelkowa/stretch, taśma 48 mm, zip‑worki.
- System labeli: kolor = dział (np. Sprzedaż – zielony, IT – niebieski).
- Kody QR lub numery (1/85…): karton → lista w Excel/Notion.
6) Komunikacja do pracowników
- Data, godzina freeze’u operacyjnego (wyłączamy stanowiska).
- Checklista: co pakują sami (np. rzeczy osobiste), co pakuje ekipa.
- Zasady RODO: dokumenty i nośniki w opisanych, plombowanych kartonach.
D‑14 do D‑4: pakowanie, IT i zabezpieczenia
1) IT: plan odpięcia i odtworzenia
- Snapshoty/backupy, lista urządzeń, zdjęcia okablowania.
- Oznaczenia kabli (A1‑M1, A1‑DP1 itd.).
- W nowej lokalizacji: test zasilania, sieci, portów, WAN.
2) Archiwa i dane wrażliwe
- Segregacja: aktywne/archiwalne/destroy.
- Plombowane kartony, rejestr wydania/odbioru.
- Transport w zamkniętym aucie, bez postojów po drodze.
3) Gabaryty i demontaż
- Rozbiórka stołów, szaf przesuwnych, regałów wysokich.
- Śruby do opisanych zip‑worków przyklejonych do mebla.
- Ochrona narożników i blatów (pianka + koce).
4) Plan trasy noszenia i windy
- Oznacz ciągi komunikacyjne w starym i nowym biurze.
- Maty i tektura falista na podłogi, osłony na ściany.
5) Materiały „na dzień D”
- Wózki biurowe i schodowe, pasy, skrzynki na okablowanie.
- Zapas taśmy, markerów i rękawic; etykiety „OTWÓRZ NAJPIERW – IT”.
6) Lista kontaktów
- Kierownik relokacji, koordynatorzy, ochrona, sprzątanie, wykonawcy (instalacje, sieć), ekipa przeprowadzkowa.
D‑3 do D‑DAY: operacja właściwa
1) Freeze operacyjny
- T‑72 h: kopie zapasowe, zamknięcie systemów niekrytycznych.
- T‑24 h: spakowane stanowiska, odpięte stacje i monitory, plombowane kartony RODO.
2) Harmonogram godzinowy dnia D
- 07:30 – odprawa i BHP, przydział ról, weryfikacja zabezpieczeń klatek/wind.
- 08:00 – wynoszenie gabarytów, następnie kartony ciężkie → lekkie.
- 11:00 – załadunek IT i archiwów (ostatnie na auto, pierwsze do rozładunku).
- 12:30 – przejazd (trasa omijająca zamknięte ulice/wydarzenia).
- 13:30 – rozładunek do docelowych stref zgodnie z mapą stanowisk.
- 15:30 – montaż mebli, podłączanie stacji, testy sieci/drukarek.
- 17:00 – sanity‑check, podpis protokołów.
3) Kontrola jakości
- Checklista pomieszczeń (stare i nowe).
- Protokół szkody ze zdjęciami (jeśli wystąpi).
- Odbiór kluczy/kart, zamknięcie z ochroną.
Etykiety i numeracja – system, który działa
- Kolor = dział, numer = kolejność (np. Sprzedaż/12).
- Kartony „OTWÓRZ NAJPIERW”: router, switche, patchcordy, listwy, narzędzia.
- Naklejka stanowa: STARE → AUTO → NOWE (łatwiej wychwycić zaginione paczki).
- Mapa stanowisk wydrukowana w A3 + wersja cyfrowa dla brygadzisty.
Minimalizowanie przestoju (SLA, ciągłość działania)
- Tryb weekend/nocny: przeprowadzka w czasie najmniejszego obciążenia.
- Hot‑desk buffer: kilka zapasowych stanowisk gotowych do pracy „od ręki”.
- Soft‑start: pierwszego dnia po przenosinach wsparcie on‑site (IT + ekipa).
- Komunikacja do klientów: auto‑odpowiedzi i info o przerwie technicznej (jeśli konieczne).
Checklista skrócona (do druku)
- Zespół projektowy i role
- Inwentaryzacja i identyfikatory stanowisk
- Zgody budynkowe, windy, parkowanie
- Materiały i system etykiet
- Plan IT: backup, oznaczenia kabli, testy w nowej lokalizacji
- Archiwa/RODO: plombowane kartony, rejestr
- Demontaż i ochrona gabarytów
- Harmonogram dnia D i trasy noszenia
- Protokół start/finish, zdjęcia
- Soft‑start i wsparcie on‑site
Podsumowanie
Dobrze przygotowana przeprowadzka biura to projekt z jasnymi rolami, mapą stanowisk i precyzyjnym oknem czasowym dla IT. W krakowskich realiach (wąskie klatki, parki kieszonkowe, wydarzenia w centrum) liczy się plan i egzekucja. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko zagra w weekend lub wieczorem, rozważ współpracę z lokalną ekipą — zacznij od kontaktu przez przeprowadzki Kraków – firma.