Przeprowadzki firm w Krakowie

Każdego roku przeprowadzamy setki biur i firm w Krakowie. Dla Ciebie liczy się jedno: żeby w poniedziałek rano ludzie usiedli przy biurkach i zalogowali się do systemu. Dlatego przeprowadzkę biura planujemy od końca — od godziny, o której nowe stanowiska mają działać — i cofamy się do momentu spakowania pierwszego kartonu. Pracujemy w weekendy i po godzinach pracy Twojej firmy. Działamy od 2009 roku, mamy polisę OCP i wystawiamy fakturę VAT.

Przeprowadzka biura w weekend i po godzinach pracy

Przestój kosztuje więcej niż sama usługa transportowa. Dwadzieścia osób, które przez półtora dnia nie ma gdzie usiąść, to koszt, którego nie zrekompensuje żadna oszczędność na przewozie. Dlatego większość przeprowadzek biurowych robimy w piątek wieczorem i w sobotę.

Typowy scenariusz wygląda tak. W piątek po 17:00 wchodzimy do biura, w sobotę wywozimy i rozstawiamy. Niedziela zostaje na testy sieci i drobne poprawki. W poniedziałek rano ludzie przychodzą do gotowych stanowisk. Przy większych firmach dzielimy przeprowadzkę na etapy i przenosimy dział po dziale, żeby część zespołu pracowała bez przerwy.

Praca nocna wymaga zgody administratora budynku i wcześniejszego zgłoszenia w recepcji. Załatwiamy to razem z Tobą przy ustalaniu harmonogramu. W biurowcach przy Rondzie Mogilskim, na Zabłociu i w Bonarce ochrona zwykle wymaga listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów na dwa dni przed terminem.

Wizja lokalna i harmonogram przeprowadzki

Przed wyceną przyjeżdżamy do biura. Wizja lokalna trwa zwykle czterdzieści minut i to ona decyduje o tym, czy termin się utrzyma.

Sprawdzamy podczas niej metraż i liczbę stanowisk, wymiary wind osobowych i towarowych, szerokość korytarzy i drzwi. Patrzymy, czy da się podjechać pod wejście, czy jest rampa i czy trzeba rezerwować miejsce postojowe w strefie płatnego parkowania. W centrum Krakowa liczy się też Strefa Czystego Transportu, bo wpływa na dobór samochodów.

Na tej podstawie powstaje harmonogram: godzina wejścia ekipy, kolejność pomieszczeń, liczba kursów, godzina rozładunku pod nowym adresem. Wskazujesz jedną osobę do kontaktu po swojej stronie, my wskazujemy kierownika ekipy. Wszystkie decyzje w dniu przeprowadzki idą przez tę parę, bez pytania dziesięciu osób naraz.

Zakres prac, terminy oraz prawa i obowiązki obu stron zapisujemy w umowie. Znajdziesz w niej także wycenę, więc nie ma niespodzianek po fakcie.

Transport sprzętu IT, serwerów i stanowisk komputerowych

Sprzęt IT przewozimy w kolejności, którą ustala Twój administrator. Serwery i macierze wyłączamy dopiero po jego potwierdzeniu, że backup jest zrobiony i systemy są zatrzymane.

Komputery, monitory i dokistacje pakujemy stanowiskami: jeden karton na jedno biurko, w środku jednostka, kable, myszka i klawiatura. Karton dostaje numer stanowiska, ten sam co biurko w nowym biurze. Monitory owijamy folią bąbelkową i wozimy pionowo, w przegrodach, nigdy na płasko jeden na drugim.

Serwery wyjmujemy z szaf rack razem z szynami, opisujemy pozycję U każdego urządzenia i wozimy je na paletach amortyzowanych, mocowanych pasami. Szafę rack transportujemy pustą — jazda z pełną szafą to najczęstsza przyczyna wyrwanych uchwytów. Dyski i nośniki z danymi możesz przewieźć sam, jeśli polityka firmy tego wymaga.

Po rozładunku ustawiamy sprzęt na stanowiskach i podłączamy zasilanie oraz kable sieciowe, jeśli okablowanie w nowym biurze jest już gotowe. Konfigurację zostawiamy Twojemu działowi IT.

Archiwa, dokumentacja i szafy aktowe

Dokumenty to część przeprowadzki, przy której najłatwiej o kłopoty. Segregatory ważą dużo, a rozsypana teczka z aktami osobowymi to problem, nie bałagan.

Archiwum przewozimy bez naruszania kolejności. Zawartość szafy wkładamy do kartonów w tym samym układzie, w jakim stała na półkach. Każdy karton dostaje opis: numer szafy, numer półki, zakres teczek. Kartony z dokumentami zaklejamy i plombujemy taśmą z nadrukiem, więc widać, czy ktoś je otwierał.

Jeśli firma przetwarza dane osobowe, transport odbywa się w zamkniętym kontenerze, a listę kartonów podpisujemy przy załadunku i przy rozładunku. Możemy podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych, jeśli Twój inspektor ochrony danych tego wymaga.

Szafy aktowe i metalowe regały rozkręcamy, bo pełne nie przejdą przez windę osobową. Ciężkie kasety pancerne i sejfy wozimy osobno — opisaliśmy to przy usłudze transportu mebli i sejfów. Dokumenty, które nie jadą do nowego biura, możemy przewieźć do magazynu depozytowego.

Oznaczanie stanowisk i rozstawienie w nowym biurze

System oznaczeń ustalamy przed pakowaniem i to on decyduje o tempie rozładunku. Każde pomieszczenie w nowym biurze dostaje numer, każde stanowisko literę, a wszystkie kartony i meble z danego stanowiska tę samą etykietę.

Do tego przygotowujemy plan nowego biura z rozmieszczeniem biurek, szaf i sprzętu. Nasi pracownicy odpowiedzialni za logistykę robią mapę rozstawienia jeszcze przed przeprowadzką, razem z Tobą. Dzięki temu ekipa nie pyta, gdzie postawić biurko — czyta numer z etykiety i idzie do właściwego pokoju.

Etykiety naklejamy też na drzwiach pomieszczeń w nowym lokalu, w tym samym kolorze co kartony. Meble skręcamy, poziomujemy, podłączamy lampy i przedłużacze. Folie, taśmy i puste kartony zabieramy tego samego dnia, więc w poniedziałek nikt nie wchodzi do biura pełnego opakowań.

Pojemniki plastikowe zamiast kartonów sprawdzają się przy biurach, które przenoszą się w krótkim oknie czasowym. Nie trzeba ich składać ani zaklejać taśmą, a po rozładunku po prostu je zabieramy. Pojemniki wynajmujemy na dni, w komplecie z etykietami.

Ile kosztuje przeprowadzka firmy i biura w Krakowie

Poniżej widełki, od których zaczynamy wycenę. Ostateczna kwota zależy od metrażu, liczby stanowisk, piętra, windy towarowej i terminu.

Zakres	Cena
Małe biuro (do 50 m²)	od 470 zł
Średnie biuro (50–100 m²)	od 700 zł
Duże biuro (powyżej 100 m²)	od 900 zł
Mała firma (do 100 m²)	od 800 zł
Średnia firma (100–200 m²)	od 1000 zł
Duża firma (powyżej 200 m²)	od 1200 zł
Archiwum, serwerownia, magazyn produkcyjny	wycena indywidualna

Ceny są orientacyjne, a ostateczna wycena jest ustalana indywidualnie po wizji lokalnej. Pozostałe stawki zebraliśmy w cenniku przeprowadzek.

Umowa, faktura i polisa OCP

Pracujemy na umowie. Zawiera zakres prac, terminy, wycenę oraz prawa i obowiązki obu stron. Dostajesz ją do wglądu przed podpisaniem, więc dział prawny ma czas na uwagi.

Rozliczamy się fakturą VAT z terminem płatności, także przelewowym po wykonaniu usługi. Przy zleceniach etapowych fakturujemy każdy etap osobno, co ułatwia księgowanie w podziale na miesiące. Na życzenie podajemy dane do rejestru wydatków i numer zamówienia z Twojego systemu zakupowego.

Mamy polisę OCP, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika. Polisa ma określoną sumę i wyłączenia, więc jej zakres opisaliśmy na stronie o ubezpieczeniu. Jeśli przewozimy sprzęt o wysokiej wartości jednostkowej, powiedz o tym przy wizji lokalnej. Wtedy ustalamy sposób zabezpieczenia i formę potwierdzenia stanu sprzętu przed załadunkiem.

Jak wygląda realizacja krok po kroku

1. Dzwonisz lub piszesz. Podajesz metraż, liczbę stanowisk, adresy i planowany termin.
2. Umawiamy wizję lokalną w obu lokalizacjach. Sprawdzamy windy, korytarze, dojazd i miejsce na samochód.
3. Dostajesz wycenę i harmonogram z godzinami. Ustalamy osobę do kontaktu po Twojej stronie.
4. Podpisujemy umowę. Zgłaszamy ekipę i pojazdy do ochrony obu budynków.
5. Przywozimy kartony, pojemniki i etykiety. Pracownicy pakują swoje biurka, my pakujemy resztę.
6. Demontujemy meble, zabezpieczamy sprzęt i wywozimy wszystko według kolejności z harmonogramu.
7. Rozstawiamy stanowiska według planu nowego biura, skręcamy meble, podłączamy zasilanie.
8. Zabieramy opakowania i folie, przekazujemy lokal, wystawiamy fakturę.

Najczęstsze pytania

Czy przeprowadzka biura może odbyć się w weekend?

Tak, to nasz najczęstszy wariant. Wchodzimy w piątek po godzinach pracy, wywozimy i rozstawiamy w sobotę, a niedzielę zostawiamy na testy i poprawki. W poniedziałek rano stanowiska są gotowe do pracy.

Ile kosztuje przeprowadzka biura w Krakowie?

Małe biuro do 50 m² to koszt od 470 zł, średnie od 700 zł, a duże powyżej 100 m² od 900 zł. Dla całych firm stawki zaczynają się od 800 zł. Kwota końcowa zależy od liczby stanowisk, pięter i windy.

Kto pakuje komputery i sprzęt IT?

Pakujemy je my, w kolejności ustalonej z Twoim administratorem. Serwery wyłączamy dopiero po jego potwierdzeniu. Konfigurację i uruchomienie systemów zostawiamy działowi IT, bo to część, której nie powinien dotykać nikt z zewnątrz.

Jak zabezpieczacie dokumenty i archiwum?

Kartony pakujemy w kolejności z półek, opisujemy numerem szafy i zakresem teczek, a następnie zaklejamy taśmą plombującą. Przewóz odbywa się w zamkniętym kontenerze, a listę kartonów podpisujemy przy załadunku i rozładunku.

Czy wystawiacie fakturę z odroczonym terminem płatności?

Tak, rozliczamy firmy fakturą VAT z terminem płatności. Przy przeprowadzkach etapowych fakturujemy każdy etap osobno. Podajemy też numer zamówienia z Twojego systemu zakupowego, jeśli tego wymaga procedura.

Czy sprzęt jest ubezpieczony na czas przewozu?

Mamy polisę OCP obejmującą przewożony ładunek. Ma ona sumę ubezpieczenia i wyłączenia, dlatego przy sprzęcie o wysokiej wartości ustalamy zabezpieczenie indywidualnie podczas wizji lokalnej.

Zadzwoń pod numer 573 952 137 i umów wizję lokalną — odbieramy od poniedziałku do niedzieli, w godzinach 07:00–23:00. Możesz też opisać zakres przez formularz kontaktowy, a my odeślemy wycenę i propozycję harmonogramu.